Проектный офис: содействие в качественном планировании, подготовке и реализации проектов акимата
Цель. Обеспечение высокого качества, своевременности реализации и бюджетной эффективности планов (проектов) по развитию города.
С развитием проектного управления в стране и городе, а также накоплением опыта реализации и сопровождения проектов ЦРА, проектная деятельность ЦРА эволюционировала и сегодня вышла на новый уровень.
На базе ЦРА создан Проектный офис акимата города Алматы по реализации Программы развития Алматы и других программных документов. Таким образом, ЦРА развивается как центр городского проектного управления, осуществляющий консультационные и методологические функции.
Значение данного направления постоянно актуализируется и возрастает в связи с тем, что проектное управление, непосредственно влияющее на качество исполнения планов развития города, является ключевым звеном в достижении целей и задач не только Программы развития Алматы, но также и ЦУР ООН.
Развитие проектного управления осуществляется в двух направлениях – сопровождение проектной деятельности акимата г. Алматы (Проектный офис) и проектный анализ.
Задача 1. Обеспечение формирования качественного портфеля проектов по развитию города, экспертная поддержка, координация и мониторинг их реализации
В рамках сопровождения проектной деятельности акимата города ЦРА в качестве одной из двух организаций, на базе которых развернут Проектный офис акимата города Алматы, оказывает содействие структурам акимата в реализации проектов из Программы развития города Алматы на 2021-2025 годы. Для упорядочения данной деятельности создаются группы реализации следующих базовых направлений (ГРБН):
На базе ТОО НИИ «Алматыгенплан»
• Полицентричное развитие;
• Развитие транспортной системы;
На базе АО «Центр развития города Алматы»
• Повышение качества услуг в ЖКХ;
• Безопасный город;
• Зеленый Алматы;
• Устойчивый экономический рост;
• Поддержка молодежи, развитие культуры и спорта;
• Инклюзивная среда, образование и медицина;
• Смарт сити;
• Развитие государственного управления.
Основная цель реализации проектов базовых направлений заключается в достижении стратегических целей развития г. Алматы, таких как создание благоприятной инвестиционной среды, устойчивого экономического роста, обеспечение безопасности и комфорта жизни горожан, развитие инфраструктуры и транспортной системы, а также повышение качества услуг в ЖКХ, результативность которых будет измеряться через улучшение позиций Алматы в рейтинге The Global Liveability Index (EIU) и повышение уровня удовлетворенности населения города работой МИО.
Сопровождение проектной деятельности включает в себя исполнение следующих задач:
• Внедрение проектного управления для повышения качества и эффективной реализации проектов акимата; Будет разработана методология управления проектами – положения, процедуры и шаблоны проектной деятельности. Будет проводиться выборочный аудит проектов для контроля правильности применения положений и процедур по управлению проектами. Для оценки качества реализации проектов будут регулярно проводиться опросы клиентов.
• Формирование системы проектного мониторинга, оценка результатов проектной деятельности в г. Алматы;
• Информационное сопровождение проектной деятельности акимата;
• Продвижение инструментов проектного управления на основе казахстанских стандартов; совершенствование административного, методического и технологического сопровождения проектной деятельности; повышение компетенций участников проектной деятельности и оказание им консультационной, методологической поддержки.
Организационно работу Проектного офиса акимата г. Алматы координирует ЦРА, методологической и консультационной поддержкой реализации проектов занимаются ГРБН. Работу ГРБН, курируют Руководители базовых направлений (заместители акима г. Алматы, руководитель Управления цифровизации, руководитель Аппарата акима г.Алматы), которые вместе с Руководителем Проектного офиса акимата (Председателем Правления ЦРА) являются членами и подчиняются Управляющему комитету, возглавляемому акимом города.
ЦРА, занимая позицию координатора, будет стремиться обеспечить кросс-секторальное взаимодействие ГРБН, вынося вопросы данного характера на рассмотрение Управляющего комитета.
На момент составления Программы развития ЦРА, Проектный офис находится на этапе перехода от становления к практической реализации проектов города. Так, создан Управляющий комитет под председательством акима города, в состав которого входят международные независимые эксперты, приняты нормативные документы Проектного офиса (Положение о ПО, Положение об УК, Порядок взаимодействия участников проектной деятельности), практически полностью сформирован состав ГРБН, созданы отдельные структурные подразделения и штатные единицы в ЦРА, которые заполняются сертифицированными профессионалами в проектном управлении. сформирован Реестр проектов акимата, которые регулярно выносятся на рассмотрение Управляющего комитета, проводится работа по внесению изменений в национальное законодательство о проектном управлении.
В целом в рамках цели «Развитие ЦРА в инновационной сфере», которая предполагает развитие ЦРА как цифровой и физической платформы для объединения интересов, ресурсов и усилий сторон из различных сфер деятельности, с различными организационными и правовыми формами, имеющих совпадения в интересах, целях и идеях, связанных с инновационным развитием города в целом и отдельных секторов в частности, ЦРА будет осуществлять организационную и административную поддержку, координацию работы ГРБН.
Внедрение проектного управления для повышения управляемости и качества проектов акимата.
В приоритетном порядке будет проводиться работа по внедрению Информационной системы проектного управления (ИСПУ) в проектном офисе города Алматы с оказанием услуг полного цикла: анализ систем и выбор наиболее подходящей с учетом особенностей Программы развития города и требований акимата г. Алматы; запуск и тестирование; поддержка и обслуживание системы; оценка результатов и эффективности системы. ИСПУ станет ключевым инструментом развития проектного управления: в нее будет вноситься вся информация по проектам акимата и посредством нее будет обеспечена автоматизация процессов проектного управления.
ЦРА обеспечит подключение участников проектной деятельности акимата к ИСПУ, а также будет оказывать им практическую помощь в использовании системы.
Кроме того, будет организовано взаимодействие с Офисом по мониторингу национальных проектов, центральными и местными государственными органами; участие ответственных представителей подразделений акимата г. Алматы на регулярных scrum-встречах по вопросам реализации Плана развития города Алматы на 2021 – 2025 гг., национальных проектов и т.д.
Группы реализации базовых направлений будут участвовать в планировании и координации проектов, формировании команд проектов, управлении бюджетами и ресурсами, а также осуществлении мониторинга и контроля за реализацией проектов. Для эффективного управления проектами и достижения поставленных целей, группы реализации базовых направлений будут использовать передовые методы и технологии проектного управления.
Формирование системы проектного мониторинга, оценка результатов проектной деятельности в г. Алматы. ЦРА будет постоянно проводить мониторинг и оценку результатов реализации проектов акимата с целью дальнейшего совершенствования и улучшения проектной деятельности в акимате г. Алматы.
Ситуационно-аналитический центр Проектного офиса (САЦ ПО) будет выполнять следующие функции:
- обеспечение сбора, обработки и предоставления информации о ходе реализации национальных проектов, в частях, касающихся города Алматы;
- ситуационный анализ степени достижения целевых показателей для своевременного реагирования на изменения и корректировки проектов, задач и мероприятий;
- обеспечение ввода фактических значений достижения целевых показателей в дашборды информационной системы проектного управления;
- проведение анализа и мониторинга хода реализации проектов, мероприятий и задач в рамках национальных проектов;
- подготовка рекомендаций по корректировке проектов, мероприятий и задач в случае отставания от плановых показателей, а также на основе результатов ситуационного анализа и оценки статуса их реализации.
САЦ ПО будет тесно взаимодействовать с Ситцентром ЦРА в формировании единой системы сбора, хранения, обработки и визуализации данных и информации по вопросам жизнедеятельности города Алматы, включая реализуемые в городе проекты, а также в проведении анализа для выявления проблемных вопросов и выработки решений по ним совместно с заинтересованными городскими сообществами.
Информационное сопровождение проектной деятельности акимата. Проектный офис совместно с Офисом коммуникаций ЦРА будет обеспечивать активные коммуникации с горожанами и другими заинтересованными лицами для выявления перспективных направлений проектной деятельности, информирования о ходе планирования и реализации проектов акимата, проведения проактивной разъяснительной работы для достижения консенсуса по вопросам реализации отдельных проектов, получения обратной связи с целью анализа и учета в дальнейшей работе.
Продвижение инструментов проектного управления на основе международных стандартов; совершенствование административного, методического и технологического сопровождения проектной деятельности; повышение компетенций участников проектной деятельности и оказание им консультационной, методологической поддержки. Данная задача направлена на повышение уровня проектной зрелости акимата, его подведомственных и дочерних организаций и будет реализовываться в трех направлениях.
Первое направление – анализ международного опыта в области проектного управления для выявления наиболее эффективных практик, выработка рекомендаций и проведение работы по их внедрению.
Второе направление – ЦРА будет активно содействовать акимату в повышении качества планирования и реализации проектов, используя передовые методы и инструменты проектного управления. Будет проводиться анализ процессов управления проектами в акимате г. Алматы, сравнение их с требованиями, установленными в НПА, выявление расхождений и работа по их устранению. Также будет проводиться регулярное обновление и адаптация процессов управления проектами в соответствии с изменениями в требованиях НПА.
Третье направление – обеспечение консультационной, методологической поддержки участникам проектной деятельности и повышение их компетенций. В рамках данного направления ЦРА будет оказывать следующие услуги: разработка методических рекомендаций по планированию, оценке и мониторингу проектов; консультационная поддержка проектов на всех этапах их реализации, включая оценку возможных рисков, выбор оптимальных стратегий и тактик реализации проекта, определение необходимых ресурсов и контроль за соблюдением сроков выполнения работ; обучение участников проекта методам управления проектами, включая тренинги, семинары и воркшопы и т.д.
Развитие проектного управления в акимате Алматы позволит повысить эффективность реализации проектов и будет содействовать обеспечению устойчивого развития города в соответствии с заданными целями и стратегическими планами. Благодаря этому город сможет стать более комфортным и привлекательным для жителей и инвесторов, а также повысить свой экономический и социальный потенциал.
Задача 2. Своевременное и качественное (в соответствии с требованиями НПА) оказание услуг акимату по проведению экспертизы государственных инвестиционных проектов и по другим финансово-экономическим вопросам
Экспертиза проектов, осуществляемая ЦРА, включает в себя:
• Проведение экономической экспертизы бюджетных инвестиций (ФЭО и ТЭО с 2010 года);
• Проведение экспертизы местных проектов ГЧП (с 2016 года).
Также ЦРА содействовал росту эффективности проектной деятельности и бюджетных инвестиций. За период 2010 – 2022 гг. Обществом выдано 277 заключений по проектам ФЭО, ТЭО, ГЧП, из них отрицательные заключения выданы по 12 проектам. Кроме того, за период 2010 – 2022 гг. на доработку направлены 12 проектов в связи с необоснованностью инвестиций и наличием собственных средств.
ЦРА в предстоящий период продолжит обеспечивать эффективное инвестирование и использование бюджетных средств путем выполнения экспертиз и других задач в части повышения бюджетной эффективности реализации проектов по развитию города.
В рамках этой деятельности Общество продолжит проводить экспертизу ТЭО бюджетных инвестиционных проектов, ФЭО бюджетных инвестиций и местных проектов ГЧП, а также планируются следующие функции:
• Проведение мониторинга и оценки реализации местных бюджетных инвестиций;
• Проверка расчетов тарифов и проведение анализа по финансово-экономическим вопросам, касающимся городского хозяйства.
Проведение мониторинга и оценки реализации местных бюджетных инвестиций. Текущая деятельность ЦРА связана с работой акимата г. Алматы в части планирования бюджетных инвестиций и местных проектов ГЧП, где Общество проводит экспертизу проектов и планируемых инвестиций на предмет обоснованности и результативности, а также осуществимости и эффективности. По результатам экспертизы ЦРА дает оценку, вносит рекомендации, на основании которых происходит дальнейший отбор проектов и инвестиций и/или их доработка. В части мониторинга Общество будет содействовать проведению мероприятий по анализу информации о ходе реализации проектов с момента выделения бюджетных средств.
Проверка расчетов тарифов и проведение анализа по финансово-экономическим вопросам, касающимся городского хозяйства. Общество продолжит содействовать в мероприятиях по проведению проверки расчетов тарифов и субсидий, а также по убыткам перевозчиков, связанных с осуществлением социально значимых перевозок пассажиров. Также ЦРА продолжит проводить аналитическую работу по финансово-экономическим вопросам, касающимся городского хозяйства.
